Profesjonalnie od ponad od 1991 – kasy fiskalne – programy dla firm – komputery – terminale płatnicze – serwis
Jak wybrać oprogramowanie firmowe

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy?

Oprogramowanie dla firm jest ważną częścią infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa. Może obsłużyć specyficzne działania i procesy, ułatwiając tym samym sprawne zarządzanie różnymi obszarami funkcjonowania firm. Pytanie, jak wybrać takie oprogramowanie dla firmy, które spełni oczekiwania i będzie dobrze dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa? Wbrew przekonaniom nie jest to łatwe zadanie ze względu na mnogość dostępnych rozwiązań oraz liczbę producentów oferujących oprogramowanie firmowe.

Rodzaje oprogramowania firmowego

W sprzedaży dostępna jest szeroka gama oprogramowania dla firm. Kryteria podziału mogą być różne. Wśród nich są programy uniwersalne, które mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorców bez względu na specyfikę działania, jak i programy typowo specjalistyczne dedykowane konkretnym branżom.

Pierwszym wyborem firm jest oczywiście oprogramowanie systemowe. Kolejnym oprogramowanie biurowe. Tutaj prawie każdy pakiet oferuje podobne funkcje.
Oprócz pakietu biurowego każda firma powinna także posiadać system wspierający zarządzanie. Taki podstawowy system zarządzania powinien mieć co najmniej jeden system kadrowo-płacowy oraz finansowo-księgowy. Dużym atutem firmy jest także oprogramowanie dla firm monitorujące pracę zatrudnionych i wspomagające obieg zleceń (poczta wewnętrzna).

Rodzaje oprogramowania użytkowego w firmie

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy

Bez względu na to, czy szukamy oprogramowania uniwersalnego, czy też dedykowanego konkretnej branży jak np. programy dla biur rachunkowych trzeba zdać sobie sprawę z tego, jak ważny jest to wybór. Oprogramowanie dobrze dobrane do potrzeb firmy wspomaga jej procesy biznesowe, niewłaściwe – odwrotnie, spowalnia je, dostarczając nieprzydatne lub zniekształcone dane. Podstawę stanowią systemy antywirusowe, które zabezpieczą urządzenia przed wirusami oraz innym złośliwym oprogramowaniem, a także systemy do tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Z kolei dobry wybór oprogramowania specjalistycznego pozwala poprawić wydajność pracy, zwiększyć przepływ informacji, szybciej uzyskiwać wiarygodne dane, dokonywać trafnych analiz. Ważne jest udzielenie odpowiedzi na pytania: jakie są oczekiwania, jakie funkcje ma pełnić oprogramowanie oraz jakie efekty przynieść.

Rozważania na poziomie strategicznym: udzielenie odpowiedzi na pytania typu: jak długo chcę wykorzystywać system, czy zapewni pełną obsługę firmy w dłuższym czasie, czy jest mozliwość rozwoju. Zadawanie pytań pozwoli określić planowaną skalę działania firmy, ocenić możliwości zawarte w standardowych wersjach oprogramowania oraz oszacować koszty inwestycji.

Rozważania taktyczne: podstawą jest jasne określenie obecnych możliwości przedsiębiorstwa, jak i jego słabych punktów. Ważna jest znajomość rynku i skali zapotrzebowania na usługę lub produkt, który oferuje firma. Konieczne jest zdefiniowanie najważniejszych celów do osiągnięcia oraz określenie, w jaki sposób oprogramowanie dla firm będzie w tym pomocne. Odpowiedzi na pytania: czy system zapewni pełną analizę przedsiębiorstwa, czy raporty mogą być konfigurowalne przez użytkownika, czy system obejmuje pełny obszar zarządzania przedsiębiorstwem ułatwią podjęcie trafnych decyzji.

Rozważania operacyjne (aspekt praktyczny) – w jaki sposób system realizuje wymagane funkcje, czy spełnia podstawowe wymogi ewidencyjne działalności, czy wymaga dużych modyfikacji.

Wybór oprogramowania zależy od tego, w jakich obszarach ma ono wspierać przedsiębiorstwo. Aby to ustalić, warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową w firmie. Pozwoli ona jasno określić potrzeby funkcjonalne i procesowe, a także budżet i czas realizacji inwestycji. Zakup oprogramowania firmowego to długofalowa inwestycja, dlatego też warto ją przemyśleć, by podjąć świadomą decyzję. Dobry wybór będzie uwzględniał listę wymagań firmy i stanowił porównanie ofert różnych dostawców.

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie

Dobrą praktyką są zintegrowane pakiety informatyczne oferowane przez dostawców, ponieważ najczęściej wchodzące w ich skład moduły na ogół współdziałają ze sobą poprawnie, co nie jest niestety regułą w trakcie wykorzystywania oprogramowania pochodzącego od różnych producentów.

Jak wybrać dobrego producenta oprogramowania

Na rynku znajduje się bardzo wiele rozwiązań informatycznych. W zależności od obszaru, który ma zostać obsłużony, trzeba zapoznać się z różnymi systemami. Duża ilość programów oraz cen sprawia, że wybór trwa długo, a często i tak kończy się złą decyzją. Na jakie aspekty zwrócić uwagę, decydując się na wybór rozwiązania konkretnej firmy? O tym poniżej.

Kryteria wyboru dobrego producenta

Koszty firmowego oprogramowania

Jednym z kryteriów wyboru różnego typu produktów i usług jest często ich cena, jednak w przypadku oprogramowania firmowego nie powinna być decydująca, gdyż często tańsze oprogramowanie przynosi oszczędności tylko w momencie zakupu. Niższa cena oprogramowania firmowego wiąże się zazwyczaj z ograniczeniami w funkcjonalności systemu. Trudno także oczekiwać, że jego dostawca będzie rozszerzał funkcjonalność podstawowego pakietu o indywidualne zgłoszenia przedsiębiorców. Wybierając system dopasowany do indywidualnego trybu działania firmy, trzeba pamiętać o tym, że koszty nie kończą się na pierwszej instalacji i pierwszym przeszkoleniu. Do zakupu oprogramowania trzeba doliczyć jeszcze budżet wdrożenia. Ważne są licencje, dodatkowy sprzęt, a także szkolenia pracowników. Ich udział w pracach wdrożeniowych to elementy, bez których poprawne wdrożenie systemu i późniejsze osiągnięcie celów biznesowych pozostaje bez szans na powodzenie.

Często pomijanym, a przecież niezwykle ważnym pytaniem, na które trzeba sobie odpowiedzieć to, czy park technologiczny, którym obecnie dysponujemy jest wystarczający, by uruchomić i uzyskać zadowalającą szybkość pracy systemu. Pod uwagę trzeba wziąć koszt technologii, systemów operacyjnych, baz danych. Być może istnieje konieczność dokupienia innych licencji środowiska pracy? Być może istnieją zapisy dotyczące wykupu serwisu, abonamentu, utrzymania aplikacji technologii? Wszystkie te informacje trzeba sprawdzić, by poprawnie oszacować końcowy koszt inwestycji.

Wdrożenie systemu w firmie

Dobry dostawca oprogramowania to ten, którego oferta nie kończy się na samym systemie oraz licencji na niego. Ważna jest opieka merytoryczna oraz dobra współpraca z serwisem. Jeśli typowe rozwiązania nie sprawdzą się w przedsiębiorstwie lub zaspokajają jedynie część potrzeb, to bardzo ważna będzie elastyczność dostawcy. Wiele firm decyduje się na wdrożenie oprogramowania w najgorętszym okresie roku, a wszystko po to, by w nowym roku kalendarzowym rozpocząć pracę w nowym systemie. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie, jeśli w firmie koniec roku to czas intensywnych podsumowań i przygotowywania raportów. Podobnie w firmach informatycznych także pracownicy są bardziej zajęci, co może skutkować przesunięciem terminu wdrożenia.

Jeśli wiemy, że system będzie wymagał modyfikacji związanych ze specyfiką działań danej firmy, to warto ze stosownym wyprzedzeniem umówić się na określony czas realizacji projektu. Sam okres wdrożenia warto podzielić na etapy, których przeprowadzenie oraz zakończenie będzie można właściwie ocenić.

Nowoczesne oprogramowanie w nowoczesnej firmie

Warto przeanalizować potrzeby własnej firmy, by dokonać świadomego wyboru oprogramowania firmowego, które przyniesie przedsiębiorstwu wymierne korzyści. W zależności od budżetu, potrzeb i specjalizacji trzeba umiejętnie dobrać oprogramowanie, by służyło realizacji celów. Z pewnością warto wykorzystywać nowinki technologiczne, by wspierać swoje przedsiębiorstwo i uzyskać przewagę nad konkurencją. Im lepiej przyłożymy się do właściwego wyboru systemu, tym mniej problemów pojawi się na późniejszym etapie.

Szczegółowe informacje na temat dostępnego oprogramowania dla firm znajdują się na stronie: https://prima.pc.pl/oprogramowanie/