Profesjonalnie od ponad od 1991 – kasy fiskalne – programy dla firm – komputery – terminale płatnicze – serwis

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak go uzyskać i w jakich sytuacjach wykorzystać?

Kwalifikowany podpis elektroniczny zamieszczony np. na umowie czy fakturze to dla jej odbiorcy jasny komunikat, że ma do czynienia z wiarygodnym dokumentem. Podpis elektroniczny pozwala szybko i wygodnie potwierdzić wagę dokumentów przesyłanych do urzędów, firm oraz Klientów. Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, gdzie można go wykorzystać i co gwarantuje takie rozwiązanie – o tym w naszym artykule.

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny (e-podpis) to pojęcie, które zostało zdefiniowane w ustawie z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (DZ. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.). Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy, podpis elektroniczny stanowią dane w postaci elektronicznej. Jeśli podpis spełnia wymagane przez ustawę warunki, może być traktowany na równi z podpisem własnoręcznym. Służy do sygnowania umów i innych dokumentów, które mają moc prawną.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis, który jest składany przy pomocy specjalnego urządzenia i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Taki certyfikat może zostać wydany jedynie osobom fizycznym. Potwierdza przynależność klucza publicznego (którym jest podpisany dokument) do danej osoby.

Podpis kwalifikowany jest uznany za bezpieczny, gdy jest ściśle związany z informacjami, do których jest dołączony. Dane są integralne ze złożonym podpisem. Ewentualne, późniejsze modyfikacje dokumentu muszą być łatwo zauważalne. Dotyczy tylko jednej osoby – tej, która składa podpis.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oferowany w naszej firmie jest rozwiązaniem dostarczanym przez Centrum Certyfikacji EUROCERT.

Aby podpisać dokument, potrzebne są:

  • certyfikat zawierający informacje o jego właścicielu,
  • klucz publiczny służący do weryfikacji podpisu,
  • klucz prywatny – w przypadku certyfikatu kwalifikowanego znajduje się on na karcie kryptograficznej,
  • urządzenie do odczytu kart,
  • aplikacja do podpisywania.

Na czym polega utworzenie podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny powstaje dzięki użyciu technik kryptograficznych. Pozwala na utworzenie zbioru informacji pozwalających na identyfikację treści dokumentu i ich związek z danymi osoby, która składa podpis.

Informacje, które określają ważność podpisu, można publikować w formie certyfikatów – wiąże on dane weryfikujące podpis z tożsamością osoby, która go wykonała. Techniki pozwalające na stworzenie elektronicznego podpisu muszą być bezpieczne i wiarygodne. Identyfikacja poprzez podpis cyfrowy jest związana zarówno z zawartością dokumentu, jak i kluczem, którym jest podpisany dokument. Klucz ten zna tylko ta osoba, która korzysta z tego podpisu.

Sprawdzanie wiarygodność podpisanego dokumentu odbywa się w trzech krokach:

  1. Weryfikacja tożsamości danej osoby z tożsamością wskazaną w certyfikacie.
  2. Sprawdzenie, czy certyfikat jest ważny i aktualny.
  3. Określenie, czy podane informacje nie zostały zmienione od momentu podpisania dokumentu.

Zalety podpisu kwalifikowanego

Lista spraw, które można załatwić przez Internet, rośnie z roku na rok. Możliwość podpisywania dokumentów bez konieczności ich drukowania jest łatwym, tanim i bardzo wygodnym rozwiązaniem. To oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Dokumenty takie jak umowy, podania, faktury itp. są przekazywane odbiorcy w sposób szybki i bezpieczny. To dobre rozwiązanie szczególnie dla tych firm, które co miesiąc generują i otrzymują dużą liczbę dokumentów. Podpis elektroniczny staje się wygodnym i szybkim sposobem nawiązania transakcji i ułatwia prowadzenie działań o charakterze biznesowym. Co ważne, dokumenty z e-podpisem mają taką sama moc prawną jakby były podpisywane własnoręcznie i dostarczone osobiście lub drogą pocztową. Tym samym podpis kwalifikowany to sprawdzony sposób na usprawnienie działania firmy.

Zalety wykorzystania podpisu elektronicznego

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Formalności związane z uzyskaniem podpisu elektronicznego są ograniczone do minimum. Wystarczy zaledwie jedna wizyta w siedzibie naszej firmy PRIMA Komputery w Koszalinie przy ulicy Szczecińskiej 16. Weryfikator generuje nową umowę świadczenia usług zaufania z subskrybentem.

Certyfikat kwalifikowany zostanie zainstalowany na karcie kryptograficznej w tokenie. Podpis będzie aktywny już po jednorazowym spotkaniu, które potrwa od 15 do 30 minut.

Podczas wizyty trzeba przedstawić swój ważny dokument tożsamości: dowód osobisty, paszport czy kartę pobytu. Nowy Certyfikat Kwalifikowany ważny jest przez 2 lata wraz z kartą kryptograficzną, tokenem oraz oprogramowaniem do składania podpisu elektronicznego z innych centrów autoryzacji. Koszt odnowienia wraz z nową kartą kryptograficzną na kolejne 2 lata wynosi 130 zł netto.

Odnowienie certyfikatu

To rozwiązanie dla osób posiadających ważny podpis elektroniczny EuroCert. Certyfikat jest odnawiany zdalnie. Zakup odnowienia nie jest równoznaczny z przedłużeniem ważności Certyfikatu Kwalifikowanego. Ważność certyfikatu/podpisu zostanie przedłużona z chwilą zakończenia procedury odnawiania. W przypadku odnowienia zdalnego procedura musi zostać zakończona przed końcem ważności starego certyfikatu. Podpis jest tak samo ważny jak odręczna sygnatura dokumentu, dlatego umożliwia podpisywanie wszelkiego typu umów między przedsiębiorstwami.

Zastosowanie podpisu elektronicznego w firmie

Podpis elektroniczny w kontaktach z administracją i urzędami:

  • składanie e-deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego lub udostępniania dokumentów/danych za pomocą JPK;
  • kontakty z ZUS-em drogą elektroniczną (program Płatnik);
  • podpisywanie JPK;
  • komunikacja w obrębie platformy ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej);
  • urząd celny – składanie deklaracji i dokumentów do Urzędu Celnego za pomocą aplikacji e-Zefir.

W kontaktach biznesowych:

  • zawieranie wszelkiego typu umów cywilno-prawnych między przedsiębiorstwami;
  • udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych organizowanych za pośrednictwem specjalnych platform internetowych;
  • udziału w zamówieniach publicznych – podpisywanie dokumentów JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia).

W kontaktach z Klientami:

  • e-faktury – możliwość przesyłania rozliczeń drogą elektroniczną;
  • podpisywanie różnego typu dokumentów oraz korespondencji elektronicznej.

Kwalifikowany podpis certyfikowany ułatwieniem wielu formalności

Wiarygodny podpis elektroniczny to klucz do załatwienia wielu różnych spraw o charakterze formalnym. Pozwala znacznie usprawnić proces prowadzenia firmowej dokumentacji. Dzięki kwalifikowanemu podpisowi można prowadzić korespondencję z urzędami, kontrahentami czy Klientami. Sam proces nabycia podpisu jest bardzo prosty i szybki, a biorąc pod uwagę długą listę korzyści wynikających z jego posiadania, godny wdrożenia w każdej firmie.

Więcej informacji na temat podpisu elektronicznego online można znaleźć na stronie: https://prima.pc.pl/podpis-elektroniczny/